在宅勤務が始まって、Zoomを使ったWeb会議やオンラインコミュニケーションが増え、社内連絡方法が今までとはガラリと変わりました。
コロナ禍の状況にはよるものの、今後のさらなるデジタル化現象の後追いもあり、グローバルではますますオンライン会議が主流になっていくと思われます。
まだ手探りで使い慣れていない方もいるかもしれませんが、徐々にZoomの機能を駆使してオンラインコミュニケーションをさらに効率的にしていくことが求められます。
ヨーロッパのZoom会議において、日本とは異なる使い方やZoom機能を使ってより効率化されたポイントがあるので、ここに紹介しておきます。
基本全員ミュート
Zoom会議において音は大事です。インターネット接続にもよりますが、接続が悪いときなどほぼ会議がワークしません。
同時に、誰か一人でもアンミュートにしている人がいると、その人の生活音や話し、水の音など全てが入ってきて耳障りになってしまいます。
基本は全員ミュートが良いでしょう。
ルールを決めすぎない
日本では、ウェブ会議においても「顔出しをする」「顔の位置はどの辺」「背景は見せる・見せない」など、あらゆることを標準化しすぎる傾向があります。
しかし、在宅勤務により、各人の住環境も様々な中、全てを画一化することはほぼ不可能です。小さな子供がいる人や、自分のアパートの隣で工事があったら、アパートの中にいるより家の近くの静かなカフェで仕事をする方が捗るかもしれません。
現にヨーロッパでは、社風にもよりますが、その日によって顔を出す人もいれば、音だけ参加の人、またはミュートにしたままチャットでの返答を好む人など場合によって様々です。
日本では「全員顔出しでずっとパソコンを見つめ続ける」という暗黙のルールがあるところもあるようですが、ずっと一点を見ているのも不自然で疲れますし、実際の会議でも全員の顔を見続けるなんてことはほぼありません。
一方で、自由に動き回る複数人の画像や様々な部屋の映像がスクリーンに出ていたところで、逆に気が散ってしまいます。
内容にフォーカスする、というのであれば、電話会議と同様に顔出しはなくても良いかもしれません。
テレワークにおいて、快適な環境は各人異なる場合もあるので、オフィスにいる時と同じレベルのルールを求めないことがお互いストレスなく長続きできるコツでしょう。
質問はチャット機能を使う
Zoomを実際使ってみるとわかるのですが、一人の人が話している時に質問を挟むと、相手の発言を邪魔してしまうし、音のタイムラグで数秒間二人の間をいったりきたりしないといけません。
オンサイトと違い、同時に話すことができないので、話すのは一人まで、とした方が聞いている側にとっても良いでしょう。
そのため、会議をスムーズに行うには、話しては一人と決め、話し手が話している間はなるべく発言はせず、質問は全てチャットで投げかけることにすると効率的です。
話し手は、話しながら時たまチャットに入った質問を見て、「今こういう質問がきましたけれど、この件に関しては・・」と答えていくことができます。
聞いている側も、ストレスなく聞くことができます。
マイクは口の近く、ゆっくり話す
Zoom会議で一番気になるのはやはり音です。
接続がいくら良くても、声が大きすぎたり小さすぎたりすると聞きづらくなります。大きすぎる分には音量で調節できるのですが、マイクから離れたところで話している人の声はどうにもなりません。
イヤホンをしていてもマイクが離れていて聞こえづらい人や、早口の人はZoom会議では不利になります。Zoomにおいては、なるべくゆっくりはっきり話すことを心がけましょう。
録音機能を使う
Zoomでとても便利なのが録音機能。これで会議の議事録という仕事をしなくて良くなります。
Zoom会議をそのまま録音し、議事録を送っていた相手にリンクを送るだけで、その人もその会議を再度聞くことができるのです。
右上にあるボタンを押すだけで録音できるのでとても便利です。ただし、録音できるのは会議のホストである場合が多いので（または設定変更が必要）、ホストまたは話し手の人に録音を依頼しましょう。
Zoom活用術の本を読む
最後に、ITやウェブ会議に慣れていない人、部下やスタッフに使い方を徹底したい人は、Zoom活用術の本を読んで様々な機能を習得するのが良いでしょう。
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まとめ
今後会議の主流になると思われるZoomですが、
スムーズなオンライン会議が可能になることで、過度な出張なども減り、時間をさらに有効活用できるようになります。
人間関係やビジネスの性質に応じて、電話やビデオやチャット機能、録音などを使い分けて、効率的に会議を運営しましょう。
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